27. marca 2020

6 tipov ako zvládať dlhodobý home office (pre firmy a manažérov)

Pred tromi týždňami to ešte nikto netušil. Kto by vtedy povedal, koľko firiem to zrazu umožní.

Dovtedy to bolo pre veľa firiem stále tabu. Raz za čas áno, ale dlhodobo?

Áno, bavíme sa o home office.

Prvý týždeň bol ešte fajn.

Čo ale robiť, ak budeme celá firma na home office ešte najbližší mesiac a možno až tri mesiace? Ako zabezpečiť, že stále ideme ako firma jedným smerom, napĺňame ciele a aj psychicky sme fit?

V tomto článku ponúkam 6 tipov ako zabezpečiť, aby ste ako firma fungovali ďalej a vaši ľudia ostali zaangažovaní pre prácu a spoločné napredovanie.

 Toto ešte nie je tip, ale…

Veďte firmu, ako by ste boli v ťažkých VUCA časoch.

Poviete si, VUCA, čo?

VUCA je akronym pre prostredie a časy, ktoré sú V-volatile (nestabilné), U-uncertain (neisté), C-complexity (komplexné) a A-ambiguity (nejednoznačné). Tento názov pochádza z vojenskej terminológie a rozvoja vojenských lídrov. Oni sa už od nepamäti učia, ako viesť tímy v takýchto časoch.

To, v čom sa nachádzame v týchto týždňoch by sme mohli nazvať krízou, ktorá spadá pod VUCA časy. Nehovorím teraz o tej ekonomickej kríze. Aj keď tá nás pravdepodobne čaká tiež.

Krízou aktuálny stav nazývam preto, lebo robíme v zmenených podmienkach. Ľudia sa môžu cítiť neisto, čo ich čaká. Ak im doma pobehujú detské ratolesti, ich pracovné prostredie pravdepodobne nie je ideálne. Veľa vecí v ich okolí a možno aj strach z toho čo bude, im rozptyľuje pozornosť.

Sústrediť sa na prácu je teraz náročnejšie.

Preto potrebujete ako firma a manažéri myslieť na týchto šesť vecí.

#1 Častejšie sa „syncujte“

Buďte častejšie v kontakte. Častejšie sa „syncujte“ s tímom, ale aj ako celá firma.

Ak ste náhodou nemali doteraz ako tím každý týždeň spoločné stretnutie, odporúčam s tým určite začať. Viete, také kde ste si povedali, kto na čom pracuje, čo sa mu podarilo a aký má cieľ na tento týždeň.

Taktiež, ak ste to náhodou doteraz nerobili, začnite s all company stretnutiami. U niektorých našich klientov to volajú aj all hands meeting.

Je to meeting, kde sa stretne (online či offline) celá firma. Vedenie ich informuje o tom, čo sa rieši. Aké sú výsledky. Aké sú výzvy. Na konci je priestor aj na otázky.

U našich klientov to zvyklo byť raz za mesiac. Vo VUCA časoch, ako je tento, odporúčame zvýšiť intenzitu na dva-krát za mesiac.

Podľa toho, aký veľký má na vašu firmu dopad aktuálna situácia si nastavte aj frekvenciu stretnutí vedenia.

Môžete si vytvoriť aj krízový tím, ktorý bude pozostávať z vedenia a niektorých špecialistov, ktorý majú cenné náhľady.

Tieto stretnutia je v súčasnej situácii dobré mať raz za týždeň. Ak máte veľmi urgentnú situáciu a potrebujete meniť celú stratégiu, odporúčam aj častejšie.

Nezabudnite ani na neformálne stretnutia a rutiny, ktoré ste zvykli mať v offline svete. Ak to ide, preneste ich online.

Naši klienti napríklad robia spoločné obedy cez konferenčný call. Ranné tímové kávy, či raňajky. Posielajú si vtipy a potom hlasujú za vtip dňa cez svoje komunikačné nástroje (napríklad Slack).

Takto udržiavajú pozitívnu náladu a dobrú rutinu v životoch svojich ľudí. A to je teraz dôležité rovnako, ako nestratiť sa v dave domácich rozptýlení.

#2 Hovorte s ľuďmi o tom, čo sa deje 

Veľa ľudí teraz cíti neistotu.

Čo bude, ak našej firme klesnú zákazky? Budem tu ešte pracovať? Čo bude s mojou rodinou?

Tieto myšlienky nás môžu niekedy paralizovať.

A vtedy sa menej sústredíme na prácu.

Možno ani vy ako vedenie neviete, čo sa bude diať. Nevieme, ako dlho táto situácia ešte potrvá.

Každopádne o tom s vašimi ľuďmi hovorte.

Dávajte im informácie na každom all company meetingu. Všetky informácie, čo máte a môžete zdieľať. Vaše úplné mlčanie by mohlo spôsobiť ešte väčšiu neistotu.

Keď ako manažér začínate váš týždenný tímový meeting, dajte si na úvod čas a povedzte svojím ľuďom, „čo sa deje hore“. Aká je situácia. Bez toho, aby ste šírili zbytočnú paniku. Možno to bude len „Zatiaľ nie sú nové informácie od minula, ale keď budú, dám vám vedieť. Viem, že vás to zaujíma. Mňa tiež. A záleží mi na tom, aby ste boli aj vy informovaní“. Aj keď nedostanú nové informácie, aspoň budú vedieť, že vám na nich záleží. Že sú pre vás dôležití.

A to buduje dôveru aj angažovanosť.

#3 Spíšte si pravidlá ako viesť online stretnutia 

Všetci teraz fungujeme na online stretnutiach.

Celé dni.

Môže to znieť ako banalita, ale mať pre celú firmu jednotné pravidlá je zlato. Jednoduché, stručné, pekné.

Keď to budete mať napísané a každý zamestnanec ich dostane, už sa nemá na čo vyhovoriť ? A vy ako manažér potom nemusíte byť ako „prudič“, čo si zavádza a vyžaduje sám nové pravidlá. Ľudia v tíme sa budú „prudiť“ navzájom.

Ale pozor, manažéri ich musia dodržiavať. Ak to oni neurobia, morálna v tíme klesne a ľudia na to budú kašľať.

#4 Ak nemáte (urgentné) úlohy, robte toto

Možno vaša firma teraz nemá toľko zákaziek, ako to bolo pred karanténou. Alebo je vaša práca závislá od osobného kontaktu.

Ak nemáte aktuálnu robotu, lebo vaši ľudia pracovali na dodávaní služieb, u ktorých teraz nie je dopyt, zadajte im úlohu.

Ideálne takú, aby každý popremýšľal nad tým, akú úlohu si zadá (?) ). Aký zmysluplný projekt si vymyslí.

Nech identifikujú úlohy a malé projekty, ktoré môžu prispieť k tomu, kde a ako vie firma ušetriť peniaze, čas.

Alebo kde vie firma diverzifikovať svoje portfólio, aby znížila dopad krízy. Alebo nech si identifikujú, v čom sa môžu zatiaľ vzdelávať a bude to mať prínos pre ich prácu.

Môžu prísť s nápadmi aj vo dvojiciach.

Prípadne, pokiaľ ako firma podporujete projekty spoločenskej zodpovednosti, môžete pomôcť aj inak. Môžete ako tím podporiť jeden z projektov, ktoré v túto dobu pomáhajú rodičom, ľuďom, čo sú v prvej línii a pod.

Príklad zmysluplných projektov, kde viete priložiť ruku k dielu, sú napríklad https://www.ktopomozeslovensku.sk/, alebo https://ucimsadoma.sk/.

Nezabudnite však na ďalšiu dôležitú vec…

#5 Prejavte individuálny záujem

Manažéri, dajte si s každým človekom individuálny online rozhovor.

Opýtajte sa ho, ako sa má, ako vníma aktuálnu situáciu. Ako sa mu pracuje z domu. Ak sa aj stane, že to nebude prežívať dobre, cieľom nemusí byť hľadať hneď riešenia. Ale skôr vyjadriť empatiu, vypočuť.

Vaši ľudia to ocenia a budú cítiť podporu v ťažkých časoch. Takéto individuálne online stretnutia môžete mať aj pravidelnejšie. Nie len raz.

Už toho bolo dosť, ale stále to nie je všetko, čo potrebujete robiť, aby ste zabezpečili dobré fungovanie firmy. Počas aj po karanténe.

#6 Identifikujte si svojich kľúčových ľudí

Manažéri a majitelia, urobte si reflexiu. Identifikujte si kľúčových ľudí vo firme a svojich tímoch.

Hovoríme o kľúčových ľuďoch, ktorí prinášajú vysokú hodnotu pre firmu, nie obľúbencov.

Viem, znie to ťažko. Aktuálna situácia však zvyšuje pravdepodobnosť, že ekonomický pokles prinesie potrebu sa s niektorými ľuďmi rozlúčiť.

A vy na to potrebujete byť pripravení.

Potrebujete vedieť, ktorých ľudí si určite chcete podržať a ako sa o nich už teraz starať. Aby nestrácali pevnú pôdu pod nohami. A aby ste vy nestrácali potom ich.

A na záver.

Všetko je to o ľuďoch.

To, ako sa budeme mať, ako jednotlivec, či firma, počas aj po karanténe, je na nás ľuďoch. Teraz je čas komunikovať. Nielen čas, ale aj potreba.

Netvárme sa, že všetko je ok. Ale ani sa tomu nepoddávajme.

Želám vám v týchto časoch veľa odvahy, dobrý mindset a tiež ak sa dá, viac kvalitného času stráveného so svojimi blízkymi.

Simona Socratousová

Soft Skills Trainer & Learning Consultant